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Com o advento da internet, o e-mail se transformou numa das principais ferramentas de comunicação empresarial. Memorandos, bilhetes, recados, pedidos, comunicados são redigidos e enviados constantemente pela web.
Para garantir a eficácia dessas mensagens no ambiente corporativo, é necessário, porém, seguir algumas “regras” básicas, como explica o jornalista e escritor Roberto Amado.
Uma delas é a objetividade e a simplicidade. No mundo dos negócios, um e-mail precisa necessariamente ter, além da mensagem, uma saudação de abertura, uma despedida, a assinatura e o endereço do remetente. Essa formatação se aplica para os três níveis de comunicação empresarial: interno, com fornecedores e com clientes.
A forma mais usual e menos formal para fazer a saudação é “Caro Fulano (nome do destinatário)”. Entretanto, existem saudações com maior grau de formalidade como “Prezado senhor Fulano”, “Prezado Fulano” ou “Senhor Fulano”. “Senhor” deve ser usado somente se o “interlocutor tiver nitidamente idade avançada (mais de 70 anos) ou claramente posição hierárquica superior e nunca entre colegas de trabalho”. Já “Prezado” é aplicado para interlocutores desconhecidos. Em relação aos e-mails coletivos, “Boa tarde, colegas” e “Olá pessoal” são os mais recomendados.
Em seguida, vem a mensagem, que precisa ter objetividade e eficiência. Toda a comunicação tem sempre um foco principal. É a primeira frase. Ela deve conter a mensagem principal, ser curta e sem conectivos. Depois, vêm um ou mais focos secundários, que normalmente estabelecem uma relação de causa e efeito entre eles.
Em geral, o corpo da mensagem deve basicamente responder a seis perguntas em relação ao assunto proposto: o quê, quem, quando, como, onde e por quê. A mensagem precisa ser breve, sem frases empoladas, evitando adjetivos e descrições excessivas. A simplicidade é uma qualidade e não um defeito. Jorge Amado afirma também que nunca deve se retornar um e-mail, escrevendo apenas “ok”. Nunca responda de forma abreviada, mas construa uma estrutura, mesmo que ela seja bem breve.
Após encerrar a mensagem, o remetente deve colocar uma despedida. “O ‘atenciosamente’ e ‘cordialmente’ são muito formais. O melhor é usar ‘abraço(s)’ ou ‘um abraço’ ”. Nas linhas seguintes, vêm a assinatura (nome do remetente e seu cargo) e depois o endereço (nome da empresa e telefone).
Evite escrever cargos extensos e colocar apenas a área de atuação, como marketing, compras, publicidade. Essa regra não se aplica se o remetente quiser deixar claro a sua posição na empresa, como a de ser um diretor, por exemplo.
O e-mail também tem um aspecto estético. Ao se redigir essas mensagens, deve se usar letras pretas de famílias tradicionais com corpo tamanho 14, fundo branco sem cores e nada de ícones.
Antes de enviar a mensagem, porém, é preciso adotar um último procedimento: fazer uma revisão atenta para corrigir erros ortográficos e gramaticais. É necessário ler e reler o texto, usar o corretor ortográfico e só depois enviá-lo. Pense o quanto é desagradável, lermos uma mensagem cheia de erros, sem contar que muitas vezes uma palavra mal escrita, pode alterar completamente o sentido da frase, prejudicando a comunicação.
A seguir, relacionamos uma série de dicas que o ajudarão no momento de se corresponder por e-mail:
Deveria ser óbvio, mas não é: não repasse piadinhas indiscriminadamente. Imagens, mensagens eróticas ou engraçadinhas não devem ser enviadas para ambientes profissionais a não ser que se avise claramente o seu conteúdo. Justamente para que seu colega ou amigo não as abra inadvertidamente e fique em uma saia justa. Deve-se ter cuidado também, com o envio de correntes religiosas e avisos de vírus (atualize seu anti-vírus e se não tiver um, providencie). Este tipo de coisa abarrota a rede de lixo além de ser pra lá de inconveniente.
E por falar em lixo: limpe o seu sistematicamente. Principalmente nos casos de Intranet, faz a maior diferença: agiliza a comunicação (e aumenta a produtividade de fato) além de ser um claro sinal de civilidade cibernética.
Letras maiúsculas: funcionam como um grito no texto. Cuidado com elas.
Cópias: ao mandar um e-mail com cópia a regra é mais ou menos igual à da comunicação escrita: informações gerais devem seguir para o superior na hierarquia da empresa com cópias para os demais. Se for uma mensagem específica para determinado departamento segue para o chefe da seção em questão com cópia para o presidente da empresa.
Vários destinatários: selecione os mais importantes na hierarquia da empresa e coloque-os por ordem alfabética no campo “destinatário” os demais, seguem no campo “com cópia” também por ordem alfabética. Em casa, use o campo “Cco” para evitar aquelas mensagens com uma lista imensa de destinatários.
Cco (com cópia oculta) ou bcc (blind copies): ao mandar uma mensagem com bcc, coloque o seu endereço no destinatário e o grupo em bcc. Desta forma, seus amigos ou clientes não saberão se a mensagem foi enviada para duas, vinte ou duzentas pessoas. É infinitamente mais delicado. É muito desagradável (além de uma indiscrição) ler uma imensa barra de rolagem de endereços eletrônicos antes de qualquer texto.
E-mails devem ser respondidos: pelo menos 99%. Faça isso, nem que demore alguns dias. É claro que você saberá estabelecer as prioridades e respondê-los na ordem. Também não adianta entrar em crise e querer acompanhar a agilidade da máquina pois é impossível. Mas é bom se organizar para dar conta da correspondência eletrônica sem atropelos. Deixar de responder a um e-mail corresponde a ignorar um telefonema ou um convite.
Assim como é importante responder a um e-mail, não se deve cobrar uma resposta, pelo menos até 48 horas. Nada de mensagens de reforço perguntando se “recebeu” a anterior. Lembre-se que as pessoas podem estar longe do computador na tarde em que você enviou sua mensagem, podem ter ficado um dia fora do escritório, e podem simplesmente não ter aberto o computador nas últimas 24 horas. Acontece mais do que se imagina. Portanto, ao enviar uma mensagem, dê um tempo real de resposta. Lembre-se que quem as digita é a pessoa e não a máquina.
Convites por e-mail: se o evento for uma reunião informal na sua casa ou um evento comercial como o lançamento de um livro não há problema em mandar um e-mail. Mas com a antecedência necessária para que chegue, o destinatário abra e possa se organizar para comparecer. Mandar na véspera, denota falta de organização por parte de quem manda e de consideração para com o convidado. Convites por e-mail são adequados quando se trata de eventos comerciais, como lançamento de livro, ou informais, como uma reunião em casa. Mas convites para casamentos e outros encontros formais não devem ser mandados por e-mail.
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Abreviaturas
Arquivos Anexados Ou “Atachados”
ABREVIATURAS
Algumas são óbvias e de uso corrente. Porém, evite usá-las em exagero, principalmente com quem você não tem intimidade. Emoticons [ 😉 ] são engraçadinhos mas também devem ser evitados no campo profissional ou em mensagens mais formais. Muita gente ainda não está familiarizada com eles e se atrapalha bastante na hora de decifrá-los. Poupe seu interlocutor.
ARQUIVOS ANEXADOS OU “ATACHADOS”
Use, mas não abuse. Eles são ótimos para enviar listas, planilhas, gráficos, imagens e tudo o que puder ser “retirado” do texto sem que ele perca o sentido. Poupa tempo na outra ponta, e evita que se abra um longuíssimo e-mail em um momento pouco propício.
Porém, você deve estar atento ao tamanho do arquivo, se ele tiver poucas informações é ideal usar no texto da própria mensagem, por outro lado se ele for muito grande, pode causar problemas a quem recebê-lo.
Há três incovenientes em receber arquivos de grande tamanho anexados a e-mails: o tempo gasto para baixar esse e-mail do provedor é alto; outras correspondências de maior importância ficam na fila (consumindo o tempo de trabalho do usuário) e, por último, o tempo de conexão, que acaba por elevar a conta telefônica.
